Ekogala

„Europejski Fundusz Rolny na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich:
Europa inwestująca w obszary wiejskie”

Regulamin dla operacji pn.:

EKOGALA - międzynarodowe targi produktów

i żywności wysokiej jakości

organizowanej w dniach 16-17 grudnia 2023 r.

w G2A Arena Centrum Wystawienniczo-Kongresowym
Województwa Podkarpackiego

§ 1. Postanowienia wstępne

Postanowienia Regulaminu Ekogali - międzynarodowych targów produktów i żywności wysokiej jakości (zwanego dalej: Regulaminem) obowiązują Wystawców biorących udział w niniejszych Targach (zwanych dalej: Ekogalą) i stanowią integralną część ze „Zgłoszeniem udziału – umową”, przesłanym do Organizatora droga elektroniczną poprzez stronę internetową ekogala.eu, zawieranym pomiędzy Organizatorem – Województwem Podkarpackiem a Wystawcą.

§ 2. Miejsce, czas, godziny otwarcia Ekogali

Miejsce: Jasionka/k Rzeszowa, na terenie obiektu G2A Arena Centrum Wystawienniczo-Kongresowe Województwa Podkarpackiego.

Czas: 16-17 grudnia 2023 r.

Godziny otwarcia: 10.00 – 17.00 w dniu 16 grudnia 2023 r., 10.00 – 17.00 w dniu
17 grudnia 2023 r.

§ 3. Organizatorzy

1. Głównym organizatorem Ekogali jest Województwo Podkarpackie - Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich z siedzibą w Rzeszowie 35-010, al. Łukasza Cieplińskiego 4, tel. 17 747 69 40, www.podkarpackie.pl – zwane w dalszej części Regulaminu: Organizatorem.

2. Współorganizatorami Ekogali są:

1. Miasto – Gmina Rzeszów,

2. Związek Stowarzyszeń „Podkarpacka Izba Rolnictwa Ekologicznego”.

§ 4. Warunki udziału w Ekogali

1. Ekogala dedykowana jest podmiotom związanym z wytwarzaniem
   i obrotem produktami i żywnością wysokiej jakości rozumianą jako certyfikowana żywność ekologiczna, żywnościowe produkty tradycyjne wpisane na Listę Produktów Tradycyjnych Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz gospodarstwa agroturystyczne, stowarzyszenia agroturystyczne, zagrody edukacyjne oraz podmioty zajmujące się ziołolecznictwem, propagowaniem wiedzy na temat ziół i ich wpływu na zdrowie człowieka.

2. Podmioty biorące udział w Ekogali określane są mianem Wystawców od momentu dokonania zgłoszenia udziału za pomocą przeznaczonego do tego formularza zamieszczonego na stronie www.ekogala.eu.

3. W Ekogali biorą również udział Goście specjalni Organizatora.

4. Udział w Ekogali jest dobrowolny, dokonanie zgłoszenia oznacza akceptację
   i zobowiązanie się do przestrzegania zasad wynikających z niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Obiektu, w którym odbywa się Ekogala, dostępnym na stronie internetowej www.ekogala.eu. Regulamin obiektu dostępny jest na stronie www. g2aarena.pl

§ 5. Postanowienia szczegółowe

1. Warunkiem udziału w Ekogali jest wypełnienie formularza „Zgłoszenia udziału – umowy” dostępnego na stronie internetowej: www.ekogala.eu wraz
   z załącznikami o których mowa w ust. 2. Zgłoszenia przyjmowane będą do wyczerpania powierzchni wystawowej, jednak nie później niż do dnia
   6 listopada 2023 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjmowania zgłoszeń po terminie określonym w zdaniu poprzedzającym.

2. W chwili dokonywania zgłoszenia Wystawca składa oświadczenie o akceptacji niniejszego Regulaminu i Regulaminu Obiektu, warunków udziału w Ekogali oraz musi :

1. posiadać aktualny na okres trwania Ekogali certyfikat ekologiczny (dot. Wystawców produktów i żywności ekologicznej),

2. posiadać aktualny na okres trwania Ekogali wpis produktu na Listę Produktów Tradycyjnych (dot. Wystawców prezentujących produkty tradycyjne),

3. posiadać ulotki lub broszury lub foldery itp. prezentującego ofertę dotyczącą świadczonych usług w zakresie działalności turystycznej (dotyczy Wystawców takich jak: gospodarstwa agroturystyczne, stowarzyszenia agroturystyczne, zagrody edukacyjne. W EKOGALI udział mogą brać Gospodarstwa Agroturystyczne, Stowarzyszenia Agroturystyczne i Zagrody edukacyjne zlokalizowane na terenie Województwa Podkarpackiego.

3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia „Zgłoszenia Udziału - Umowy” bez podania przyczyny i usunięcia Wystawcy z Listy wystawców.

4. W przypadku zgłoszenia udziału w Ekogali i braku ze strony Organizatora odmowy przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia udziału, dochodzi do zawarcia Umowy pomiędzy Stronami na zasadach określonych niniejszym Regulaminem i przepisami Kodeksu cywilnego.

5. Organizator informuje o odmowie przyjęcia zgłoszenia do udziału w Ekogali drogą pocztową na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.

6. Organizatorzy przydzielają Wystawcy stoisko, zgodnie z zapotrzebowaniem określonym w „Zgłoszeniu udziału – umowie”, zastrzegając sobie prawo do zmiany wielkości zapotrzebowanej powierzchni wystawienniczej. W takim wypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odwołania się od tej decyzji.

7. Postanowienia pkt. 1-6 nie dotyczą Gości specjalnych Organizatora, którzy biorą udział w Ekogali na zasadach ustalonych bezpośrednio z Organizatorem.

§ 6. Zabudowa systemowa oraz wyposażenie dodatkowe stoiska

1. W zabudowę systemową o module podstawowym 2mx3m, nieodpłatnie wliczone są następujące usługi ze strony Organizatora: ustawienie na zamówionej powierzchni wystawienniczej ścian działowych, umieszczenie na fryzie napisu z nazwą firmy z maksymalną liczbą 25 znaków oraz następujące wyposażenie:

1. lada ekspozycyjna o długości 2 mb.,

2. zaplecze z kotarą (zaplecze wielkości minimum 80 cm x 80 cm, kotara
   z płótna wysokości modułu),

3. stolik o wymiarach minimum 50 cm x 50 cm lub okrągły o średnicy minimalnej 70 cm,

4. 2 krzesła,

5. kosz na śmieci,

6. 2 punkty świetlne mocowane na zabudowie moc 60 VAT,

7. 1 gniazdo elektryczne 230 V.

2. Dodatkowe wyposażenie stoiska Wystawcy zapewniają sobie we własnym zakresie, po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem.

§ 7. Przepisy organizacyjne

1. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów montażowych, bhp
   i przeciwpożarowych w czasie przygotowywania ekspozycji, trwania Ekogali,
   a także zobowiązuje się do przygotowania ekspozycji w taki sposób, aby nie zagrażała życiu i zdrowiu zwiedzających oraz innych osób znajdujących się na terenie Ekogali, bądź w ich pobliżu.

2. Wystawca zobowiązany jest do zachowania elementów zabudowy targowej, jak również obiektu i jego otoczenia w stanie nienaruszonym. Na obiektach oraz na zewnątrz G2A Arena Centrum Wystawienniczo-Kongresowe Województwa Podkarpackiego obowiązuje zakaz naruszania struktury podłoża. Wszelkie uszkodzenia spowodowane przez Wystawcę będą usunięte na jego koszt.

3. Obiekt targowy jest udostępniony Wystawcom w celu montażu i demontażu
   w godzinach:

1. 15 grudnia 2023 r. w godz. 16⁰⁰ - 19⁰⁰ oraz 16 grudnia 2023 r. w godz. 7⁰⁰ - 9⁰⁰,

2. 17 grudnia 2023 r. w godz. 17⁰⁰ – 20⁰⁰ (demontaż wystawy).

Ekogala udostępniana będzie dla zwiedzających w następujących godzinach:
1) 16 grudnia 2023 r. w godz. 10⁰⁰ - 17⁰⁰,

2. 17 grudnia 2023 r. w godz. 10⁰⁰ - 17⁰⁰.

Organizator zastrzega sobie możliwość zmian godzin udostępnienia obiektu Wystawcom w celu montażu i demontażu ekspozycji.

4. W dniu 16 grudnia 2023 r. Organizator zamyka obiekt o godzinie 17.30 i otwiera w dniu 17 grudnia 2023 r. o godzinie 9.00.

5. Wystawca, który zlikwiduje stoisko wcześniej niż przed godz. 17.00
   w dniu 17 grudnia 2023 r. może zostać obciążony przez Organizatora kwotą związaną z kosztami przygotowania stoiska w kwocie 1 000,00 zł.

6. Wystawca zobowiązany będzie zapłacić wymienioną w ust. 5 karę na podstawie wezwania Organizatora, na warunkach i w sposób wskazany w wezwaniu.

7. Wystawca ma prawo do eksponowania i reklamowania swoich wyrobów i usług tylko na swoim stoisku. Działania promocyjne na stoisku nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać działalności innych Wystawców oraz bezpiecznego poruszania się zwiedzających ani też zakłócać ich spokoju.

8. W obiektach i na terenie EKOGALI zabrania się wykonywania w ciągach komunikacyjnych, ewakuacyjnych lub pożarowych stałych i tymczasowych konstrukcji oraz ustawiania eksponatów.

9. W przypadku pozostawiania samochodów oraz przyczep w miejscach niedozwolonych Organizatorzy mogą usunąć pojazd na parking strzeżony
   w Rzeszowie na koszt właściciela pojazdu.

10. Zabronione jest wprowadzanie i wnoszenie na teren Ekogali zwierząt.

11. Używanie dronów lub innych obiektów latających jest zabronione.

12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za elementy zabudowy i eksponaty Wystawcy.

13. Pozostawione po zakończeniu Ekogali bez akceptacji Organizatora jakiekolwiek elementy ekspozycji uważane są za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania (nieodpłatnie) na rzecz Organizatora.

§ 8. Rezygnacja z udziału w Ekogali

1. W przypadku rezygnacji z udziału w Ekogali po dokonaniu zgłoszenia, Wystawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Organizatora
   o rezygnacji z udziału w Ekogali w formie pisemnej na adres Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich, al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów oraz drogą mailową na adres: d.skoczylas@podkarpackie.pl

2. W przypadku rezygnacji z udziału w Ekogali w terminie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem targów Wystawca będzie wykluczony z udziału w Ekogali przez okres 3 lat.

3. W przypadku wystąpienia zdarzeń losowych, Wystawca może zrezygnować
z udziału w Ekogali, i wówczas zapisów ust. 2 nie stosuje się.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia, przełożenia, odwołania lub częściowego zamknięcia Ekogali w każdym czasie, bez podania przyczyny.
   W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Organizatora.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca, terminu realizacji lub odwołania Ekogali.

3. Niezastosowanie się Wystawcy do postanowień Regulaminu, bądź ich naruszenie, uprawnia Organizatora do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym.

4. Wszelkie reklamacje Wystawcy winny być zgłoszone na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich, al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów pisemnie, w ciągu 7 dni od daty zakończenia Ekogali. Po tym terminie roszczenia Wystawcy wygasają i nie będą rozpatrywane.

5. Wszelka korespondencja kierowana przez Wystawców do Organizatora powinna być wysyłana w formie papierowej w przypadkach przewidzianych
   w treści niniejszego Regulaminu na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich,
   al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów z dopiskiem Ekogala 2023. Bieżące informacje w sprawach technicznych mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty mailowej na adres: d.skoczylas@podkarpackie.pl

6. Spory wynikające z niniejszej Regulaminu będzie rozstrzygał Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.