„Europejski Fundusz Rolny na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich:
Europa inwestująca w obszary wiejskie”
Regulamin dla operacji pn.:
EKOGALA - międzynarodowe targi produktów
i żywności wysokiej jakości
organizowanej w dniach 16-17 grudnia 2023 r.
w G2A Arena Centrum Wystawienniczo-Kongresowym
Województwa Podkarpackiego
§ 1. Postanowienia wstępne
Postanowienia Regulaminu Ekogali - międzynarodowych targów produktów i żywności wysokiej jakości (zwanego dalej: Regulaminem) obowiązują Wystawców biorących udział w niniejszych Targach (zwanych dalej: Ekogalą) i stanowią integralną część ze „Zgłoszeniem udziału – umową”, przesłanym do Organizatora droga elektroniczną poprzez stronę internetową ekogala.eu, zawieranym pomiędzy Organizatorem – Województwem Podkarpackiem a Wystawcą.
§ 2. Miejsce, czas, godziny otwarcia Ekogali
Miejsce: Jasionka/k Rzeszowa, na terenie obiektu G2A Arena Centrum Wystawienniczo-Kongresowe Województwa Podkarpackiego.
Czas: 16-17 grudnia 2023 r.
Godziny otwarcia: 10.00 – 17.00 w dniu 16 grudnia 2023 r., 10.00 – 17.00 w dniu
17 grudnia 2023 r.
§ 3. Organizatorzy
-
Głównym organizatorem Ekogali jest Województwo Podkarpackie - Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich z siedzibą w Rzeszowie 35-010, al. Łukasza Cieplińskiego 4, tel. 17 747 69 40, www.podkarpackie.pl – zwane w dalszej części Regulaminu: Organizatorem.
-
Współorganizatorami Ekogali są:
-
Miasto – Gmina Rzeszów,
-
Związek Stowarzyszeń „Podkarpacka Izba Rolnictwa Ekologicznego”.
§ 4. Warunki udziału w Ekogali
-
Ekogala dedykowana jest podmiotom związanym z wytwarzaniem
i obrotem produktami i żywnością wysokiej jakości rozumianą jako certyfikowana żywność ekologiczna, żywnościowe produkty tradycyjne wpisane na Listę Produktów Tradycyjnych Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz gospodarstwa agroturystyczne, stowarzyszenia agroturystyczne, zagrody edukacyjne oraz podmioty zajmujące się ziołolecznictwem, propagowaniem wiedzy na temat ziół i ich wpływu na zdrowie człowieka. -
Podmioty biorące udział w Ekogali określane są mianem Wystawców od momentu dokonania zgłoszenia udziału za pomocą przeznaczonego do tego formularza zamieszczonego na stronie www.ekogala.eu.
-
W Ekogali biorą również udział Goście specjalni Organizatora.
-
Udział w Ekogali jest dobrowolny, dokonanie zgłoszenia oznacza akceptację
i zobowiązanie się do przestrzegania zasad wynikających z niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Obiektu, w którym odbywa się Ekogala, dostępnym na stronie internetowej www.ekogala.eu. Regulamin obiektu dostępny jest na stronie www. g2aarena.pl
§ 5. Postanowienia szczegółowe
-
Warunkiem udziału w Ekogali jest wypełnienie formularza „Zgłoszenia udziału – umowy” dostępnego na stronie internetowej: www.ekogala.eu wraz
z załącznikami o których mowa w ust. 2. Zgłoszenia przyjmowane będą do wyczerpania powierzchni wystawowej, jednak nie później niż do dnia
6 listopada 2023 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjmowania zgłoszeń po terminie określonym w zdaniu poprzedzającym. -
W chwili dokonywania zgłoszenia Wystawca składa oświadczenie o akceptacji niniejszego Regulaminu i Regulaminu Obiektu, warunków udziału w Ekogali oraz musi :
-
posiadać aktualny na okres trwania Ekogali certyfikat ekologiczny (dot. Wystawców produktów i żywności ekologicznej),
-
posiadać aktualny na okres trwania Ekogali wpis produktu na Listę Produktów Tradycyjnych (dot. Wystawców prezentujących produkty tradycyjne),
-
posiadać ulotki lub broszury lub foldery itp. prezentującego ofertę dotyczącą świadczonych usług w zakresie działalności turystycznej (dotyczy Wystawców takich jak: gospodarstwa agroturystyczne, stowarzyszenia agroturystyczne, zagrody edukacyjne. W EKOGALI udział mogą brać Gospodarstwa Agroturystyczne, Stowarzyszenia Agroturystyczne i Zagrody edukacyjne zlokalizowane na terenie Województwa Podkarpackiego.
-
Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia „Zgłoszenia Udziału - Umowy” bez podania przyczyny i usunięcia Wystawcy z Listy wystawców.
-
W przypadku zgłoszenia udziału w Ekogali i braku ze strony Organizatora odmowy przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia udziału, dochodzi do zawarcia Umowy pomiędzy Stronami na zasadach określonych niniejszym Regulaminem i przepisami Kodeksu cywilnego.
-
Organizator informuje o odmowie przyjęcia zgłoszenia do udziału w Ekogali drogą pocztową na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.
-
Organizatorzy przydzielają Wystawcy stoisko, zgodnie z zapotrzebowaniem określonym w „Zgłoszeniu udziału – umowie”, zastrzegając sobie prawo do zmiany wielkości zapotrzebowanej powierzchni wystawienniczej. W takim wypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odwołania się od tej decyzji.
-
Postanowienia pkt. 1-6 nie dotyczą Gości specjalnych Organizatora, którzy biorą udział w Ekogali na zasadach ustalonych bezpośrednio z Organizatorem.
§ 6. Zabudowa systemowa oraz wyposażenie dodatkowe stoiska
-
W zabudowę systemową o module podstawowym 2mx3m, nieodpłatnie wliczone są następujące usługi ze strony Organizatora: ustawienie na zamówionej powierzchni wystawienniczej ścian działowych, umieszczenie na fryzie napisu z nazwą firmy z maksymalną liczbą 25 znaków oraz następujące wyposażenie:
-
lada ekspozycyjna o długości 2 mb.,
-
zaplecze z kotarą (zaplecze wielkości minimum 80 cm x 80 cm, kotara
z płótna wysokości modułu), -
stolik o wymiarach minimum 50 cm x 50 cm lub okrągły o średnicy minimalnej 70 cm,
-
2 krzesła,
-
kosz na śmieci,
-
2 punkty świetlne mocowane na zabudowie moc 60 VAT,
-
1 gniazdo elektryczne 230 V.
-
Dodatkowe wyposażenie stoiska Wystawcy zapewniają sobie we własnym zakresie, po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem.
§ 7. Przepisy organizacyjne
-
Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów montażowych, bhp
i przeciwpożarowych w czasie przygotowywania ekspozycji, trwania Ekogali,
a także zobowiązuje się do przygotowania ekspozycji w taki sposób, aby nie zagrażała życiu i zdrowiu zwiedzających oraz innych osób znajdujących się na terenie Ekogali, bądź w ich pobliżu. -
Wystawca zobowiązany jest do zachowania elementów zabudowy targowej, jak również obiektu i jego otoczenia w stanie nienaruszonym. Na obiektach oraz na zewnątrz G2A Arena Centrum Wystawienniczo-Kongresowe Województwa Podkarpackiego obowiązuje zakaz naruszania struktury podłoża. Wszelkie uszkodzenia spowodowane przez Wystawcę będą usunięte na jego koszt.
-
Obiekt targowy jest udostępniony Wystawcom w celu montażu i demontażu
w godzinach:
-
15 grudnia 2023 r. w godz. 1600 - 1900 oraz 16 grudnia 2023 r. w godz. 700 - 900,
-
17 grudnia 2023 r. w godz. 1700 – 2000 (demontaż wystawy).
Ekogala udostępniana będzie dla zwiedzających w następujących godzinach:
1) 16 grudnia 2023 r. w godz. 1000 - 1700,
-
17 grudnia 2023 r. w godz. 1000 - 1700.
Organizator zastrzega sobie możliwość zmian godzin udostępnienia obiektu Wystawcom w celu montażu i demontażu ekspozycji.
-
W dniu 16 grudnia 2023 r. Organizator zamyka obiekt o godzinie 17.30 i otwiera w dniu 17 grudnia 2023 r. o godzinie 9.00.
-
Wystawca, który zlikwiduje stoisko wcześniej niż przed godz. 17.00
w dniu 17 grudnia 2023 r. może zostać obciążony przez Organizatora kwotą związaną z kosztami przygotowania stoiska w kwocie 1 000,00 zł. -
Wystawca zobowiązany będzie zapłacić wymienioną w ust. 5 karę na podstawie wezwania Organizatora, na warunkach i w sposób wskazany w wezwaniu.
-
Wystawca ma prawo do eksponowania i reklamowania swoich wyrobów i usług tylko na swoim stoisku. Działania promocyjne na stoisku nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać działalności innych Wystawców oraz bezpiecznego poruszania się zwiedzających ani też zakłócać ich spokoju.
-
W obiektach i na terenie EKOGALI zabrania się wykonywania w ciągach komunikacyjnych, ewakuacyjnych lub pożarowych stałych i tymczasowych konstrukcji oraz ustawiania eksponatów.
-
W przypadku pozostawiania samochodów oraz przyczep w miejscach niedozwolonych Organizatorzy mogą usunąć pojazd na parking strzeżony
w Rzeszowie na koszt właściciela pojazdu. -
Zabronione jest wprowadzanie i wnoszenie na teren Ekogali zwierząt.
-
Używanie dronów lub innych obiektów latających jest zabronione.
-
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za elementy zabudowy i eksponaty Wystawcy.
-
Pozostawione po zakończeniu Ekogali bez akceptacji Organizatora jakiekolwiek elementy ekspozycji uważane są za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania (nieodpłatnie) na rzecz Organizatora.
§ 8. Rezygnacja z udziału w Ekogali
-
W przypadku rezygnacji z udziału w Ekogali po dokonaniu zgłoszenia, Wystawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Organizatora
o rezygnacji z udziału w Ekogali w formie pisemnej na adres Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich, al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów oraz drogą mailową na adres: d.skoczylas@podkarpackie.pl -
W przypadku rezygnacji z udziału w Ekogali w terminie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem targów Wystawca będzie wykluczony z udziału w Ekogali przez okres 3 lat.
3. W przypadku wystąpienia zdarzeń losowych, Wystawca może zrezygnować
z udziału w Ekogali, i wówczas zapisów ust. 2 nie stosuje się.
§ 9. Postanowienia końcowe
-
Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia, przełożenia, odwołania lub częściowego zamknięcia Ekogali w każdym czasie, bez podania przyczyny.
W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Organizatora. -
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca, terminu realizacji lub odwołania Ekogali.
-
Niezastosowanie się Wystawcy do postanowień Regulaminu, bądź ich naruszenie, uprawnia Organizatora do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym.
-
Wszelkie reklamacje Wystawcy winny być zgłoszone na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich, al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów pisemnie, w ciągu 7 dni od daty zakończenia Ekogali. Po tym terminie roszczenia Wystawcy wygasają i nie będą rozpatrywane.
-
Wszelka korespondencja kierowana przez Wystawców do Organizatora powinna być wysyłana w formie papierowej w przypadkach przewidzianych
w treści niniejszego Regulaminu na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich,
al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów z dopiskiem Ekogala 2023. Bieżące informacje w sprawach technicznych mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty mailowej na adres: d.skoczylas@podkarpackie.pl -
Spory wynikające z niniejszej Regulaminu będzie rozstrzygał Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.